Antes da leitura desse artigo, recomendamos a leitura do texto Contas e orçamento: Arquitetura financeira.
Nesse momento, é importante que esteja claro o que é um Centro de custo, onde ele se encaixa e que esse é formado por um conjunto de Fundos. O entendimento claro de como o sistema representa conceitualmente a organização financeira pode auxiliar na compreensão de onde os Fundos se aplicam ao contexto do condomínio.
Um dos principais elementos do sistema, sem dúvida, são os Fundos, originalmente chamados de Fundos orçamentários. Contudo, com o desenvolvimento do sistema e a necessidade de se representar cenários cada vez mais específicos, fez com que esse conceito precisasse ser expandido.
Basicamente, um Fundo é uma organização que define ou classifica qualquer pagamento, reunindo as compras e contratações por motivação. Historicamente, essa representação é utilizada na criação de pontos de métricas para determinadas motivações de pagamento, expondo quantidade e média como parâmetros.
Como dito, os Fundos podem ser avaliados de diversas formas, de acordo com sua motivação central:
A – Fundos orçamentários: São aqueles que possuem Valor esperado positivo e não nulo e representam um valor no rateio orçamentário. Esse valor faz parte de uma previsão definida a partir de uma média estipulada para um determinado período. Por esse motivo, esse tipo de fundo é chamado de orçamentário.
Um Fundo orçamentário é motivado pela definição de uma previsão de uso mensal, sendo necessário o acompanhamento e seu cumprimento legal. Ainda assim, no caso de não cumprimento é preciso ser devidamente justificado. Para isso, usa-se preferencialmente as funcionalidades Aplicação orçamentária e Consumo médio por fundo para realizar esse estudo.
Como exemplo, podemos citar Fundos de contratos, gastos com materiais e serviços, serviços públicos opcionais como telefonia, gás e outros, além de serviços obrigatórios como seguros, vistorias e compras diversas.
Observação: Há casos em que um Fundo orçamentário pode ter o Valor esperado zerado, principalmente quando ainda seu custo mensal for desconhecido. A criação dele, ainda que zerado, respeitará o limite orçamentário definido nas reuniões específicas e, ao analisar seus relatórios de uso, assim, se terá conhecimento na prática do valor esperado ideal.
B – Fundos temporários: São aqueles que possuem Valor limite definido positivo e não nulo e representam a soma máxima permitida de pagamentos. Esse valor, naturalmente, deve ser estipulado por alguma motivação específica, normalmente chamado de cota extra, e seu gasto foi determinado por um conjunto de pessoas para um determinado fim específico.
Já o Fundo temporário é motivado, como o nome diz, por uma caráter temporário e a definição de um valor fixo limite a ser seguido durante todo o tempo que o fundo estiver ativo. Para acompanhar o uso desses fundos é utilizado a funcionalidade Saldo dos Fundos Temporários.
Como exemplo, podemos indicar qualquer cota extra para determinada obra ou serviços que seja solicitado pelos moradores em assembleia, com valores e motivações bem definidas. Um valor é atribuído a esse fundo, que precisa ser respeitado ou justificado qualquer excedente.
C – Fundos de rateio: São aqueles que possuem Valor esperado e Valor limite nulos, mas é sabido que representarão pagamentos pré definidos e rateados a partir de algum método de partilha. Por exemplo, a conta de água é rateada pelos moradores em seu valor original e seu pagamento é aprovisionado em um Fundo do tipo rateio.
O Fundo de rateio, quando bem utilizado, não precisa de acompanhamento específico, mas deve-se ter o cuidado de aprovisionar especificamente aquilo que foi rateado para que o saldo de seu centro de custo não apresente qualquer desequilíbrio e se faça necessário uma ação de custeio adicional para sanar eventual diferença.
Na prática, é normal que com o tempo o oposto se observe, visto que o centro de custo destinado a esse rateio recebe além dos valores estipulados seus respectivos juros e multa proporcionais. Sendo assim, de tempos em tempos, de forma bastante criteriosa e cuidadosa, avaliando inclusive a sua inadimplência, pode-se utilizar desse excedente para outro centro de custo mais orçamentário.
Ainda que Fundo de rateio trabalhe com o rateio de seu valor exato, caso se deseje, por exemplo, saber a média de sua utilização, pode-se verificar na funcionalidade Consumo médio por fundo que dispõe da média histórica nos últimos 12 meses de todos os fundos, independente do seu tipo.
Como exemplo, existem produtos e serviços em que o condomínio funciona como intermediário na sua compra como dispositivos de acesso, chaves de carrinhos de compra e outros. Nesses casos, o condomínio faz uma compra com quantidade específica e precisa ter o retorno desse valor, que é creditado diretamente no mesmo Centro de custo desse Fundo.
Outro exemplo interessante é a distribuição de serviços públicos obrigatórios como o rateio da água e da energia elétrica do condomínio. Seja por fração ideal, divisão simples ou um método de cálculo diferenciado como é o caso da distribuição do custo da água, todo o valor pago em suas respectivas contas são arcados pelos moradores de forma integral, promovendo o rateio puro e simples.
D – Fundo avulso: Por fim, temos um fundo avulso, que igualmente ao Fundo de rateio, não possui valor esperado ou valor limite, porém não tem qualquer pagamento esperado, sendo utilizado de forma esporádica e propositada, sem qualquer controle ou motivação específica. Muitas vezes, utilizada apenas para definir o pagamento de caixa de um determinado centro de custo;
Por fim, o Fundo avulso é motivado unicamente para a movimentação em pagamentos de um Centro de custo. Porém, seu uso precisa ser monitorado, principalmente quanto a sua arrecadação, que precisa estar bem definida, capaz de equilibrar as contas sem comprometer o caixa do condomínio.
Como exemplo, um Fundos avulsos são observados em Centro de custos como Fundo de reserva ou outros, onde as regras de arrecadação não tem associação com o seu uso. Outro exemplo são Fundos específicos que recebem doações eventuais, reúnem os recursos das reservas dos espaços. Para todos esses o uso é observado apenas pelo caixa de seus respectivos Centro de custos com regras pré-definidas ou autorizações específicas.
A partir do entendimento dos conceitos, fica claro que apenas os Fundos do tipo orçamentário, temporários e de rateio possuem algum tipo de gestão associadas a sua utilização, de acordo com a que se destinam e a necessidade de prestação de contas de seu uso.
Normalmente, recomenda-se que cada Centro de custo reúna Fundos do mesmo tipo, ainda que não exista qualquer impedimento técnico no sistema. De forma associativa, ao reunir Fundos no mesmo tipo em um Centro de custo determinamos de forma clara a sua motivação. Por exemplo, em um Centro de custo que só contenha Fundos orçamentários, sabemos que a origem dos recursos são todos da previsão aprovada em assembleia e que tipo de gerência deve ser feita a sua movimentação.
Essa recomendação pode ser considerada essencial para os Fundos do tipo orçamentário e de rateio, onde a movimentação do Centro de custo, entre saldos e médias de consumo, estarão definindo parâmetros a serem geridos com muita cautela.
Para o orçamentário, o saldo do Centro de custo definirá o uso orçamentário daquilo que deve ser respeitando a limites previstos. Já os Fundos de rateio precisariam ficar sozinhos em cada Centro de custo, principalmente quando envolvem montantes significativos, para que o saldo defina de forma absoluta e única um excedente específico ou uma inadimplência que pode pôr em risco o cumprimento dos compromissos assumidos.
Quanto ao Fundo temporário, esse possui gestão horizontal, ou seja, somente os seus gastos são relevantes para uma gestão, não interessando especificamente o comportamento dos demais Fundos presentes em um mesmo Centro de custo para seu controle. Ainda que, visto de forma oposta, ele possa atrapalhar a gestão dos demais. Nesse caso, um único Centro de custo pode reunir todos os Fundos temporários, sendo esse específico para as cotas extras do condomínio.
No caso do Fundo avulso, onde a gestão é praticamente livre, usando recursos abundantes, que já estejam pré aprovados ou sem uma necessidade específica de se prestar contas no que diz respeito a valor e quantidade, geralmente, devem ser desconsiderados na gestão de uma previsão orçamentária e seu uso não pode consumir recursos que são originalmente destinados aos demais tipos. Assim, esses são considerados como coringas, podem ser utilizados, mas devem ser evitados.
Ao montar a estrutura de seus Fundos e seus respectivos Centros de custo, ainda que nesse momento se esteja observando basicamente o padrão de gastos e todas as expectativas envolvidas nessa gestão, não é difícil entender que de forma paralela e bastante relevante, também está sendo definida seus critérios de arrecadação e os processos de distribuição desses recursos. Logicamente, não se pode pensar em gastar recursos se não tiver claro quanto e quando os recursos serão arrecadados.
Nesse momento, onde os Fundos são criados de acordo com a sua motivação e necessidade na organização financeira do condomínio, que se consegue identificar a necessidade de criação de novos Centros de custos. Geralmente, quando um Centro de custo se demonstra esgotado e confuso, onde recursos podem se misturar dificultando sua gestão e já reúne valores expressivos, começa a haver o sentimento da necessidade de separar e classificar os recursos de forma a produzir cenários de domínio mais tangíveis e bem definidos.
Com esse entendimento, acreditamos ser possível construir de forma mais conceitual e racional a organização financeira no seu âmbito administrativo. O objetivo deve ser sempre permitir uma gestão intuitiva, capaz de facilitar as tomadas de decisão e a prestação de contas, além de permitir resultados que garanta a saúde financeira do condomínio, evitando prejuízos e custos adicionais a todos.
